1. Integration des Umweltschutzes in die Firmenziele und Bildung von Katalysatoren
Klimaschutz im Büro funktioniert am besten, wenn viele mitmachen. Dazu gehören Einkauf, Hausverwaltung, Rechenzentrum und alle, die für die Firma arbeiten. Viele Firmen betreiben Quality Management, haben ein Vorschlagswesen, setzen auf Nachhaltigkeit oder lassen sich nach EFQM prüfen. Dies erleichtert es, das Thema anzusprechen und die Unterstützung des Managements zu gewinnen.
Ideal ist es, wenn der Umweltschutz in die Firmenziele aufgenommen wird. Vorbilder dazu gibt es genügend, so hat Umweltschutz bei HiPP und Toyota eine lange Tradition. Viele große deutsche Firmen sind dem Bundesdeutschen Arbeitskreis für Umweltbewusstes Management - B.A.U.M beigetreten. Im Ehrenkodex von B.A.U.M. heißt es "Wir ordnen den Umweltschutz den vorrangigen Unternehmenszielen zu und nehmen ihn in die Grundsätze zur Führung des Unternehmens auf.". Mitglieder von B.A.U.M. sind u.a. die Deutsche Bank, die Deutsche Telekom, Siemens, IKEA Deutschland und Karstadt Quelle.
Ein guter Einstieg ist die Bildung eines in die Belegschaft integrierten Teams, dass sich gezielt um diese Dinge kümmert, Ideen sammelt, Energiesparmöglichkeiten sucht, Datenanalysen durchführt, die Mitarbeiter informiert und Aushänge klebt. Alternativ können je Gebäude Energiemanager benannt werden, die für das dortige Energiemanagement zuständig sind.

2. Energieberater
Für Optimierungen der Gebäudearchitektur und Heizungtechnik ist es günstig, einen Energieberater hinzuzuziehen. Seine Empfehlungen und Berechnungen erleichtern zudem die Genehmigung von Investitionen durch das Management. Eine Liste von Anbietern nach PLZ findet man z.B. auf ECO-World unter Haus=> Energieberatung oder Büro => Umweltberatung, dem Energieportal24 oder bei EnEV-online.de einem Portal zur energieeffizienten Architektur. Auch über ÖkoSuchmaschine.de, ÖKOADRESSEN.de oder die üblichen Branchensuchmaschinen sind Anbieter zu finden.

3. Einkauf
Einer der wichtigsten Punkte ist die umweltfreundliche Beschaffung. Bei allen Einkäufen kann man sich die Frage stellen: "Gibt es das auch in grün?"

Eine breites Spektrum an umweltfreundlichen Informationen bietet das Umweltbundesamt.
Auch bei Wikipedia findet man unter dem Stichwort Grüne Beschaffung zahlreiche Tipps und Links.
Beim Kauf von neuen Bürogeräten sollte auf sparsamen Energieverbrauch geachtet werden. Dazu kann man sich bei der Gesellschaft Arbeit und Ergonomie - online e.V. einen Überblick über die aktuellen Energiesparlabel verschaffen.

Auf der Plattform für ökologische Spitzenprodukte ecotopten.de findet man Tipps zu Computern, Beamern, Datentraegervernichtern bis Routern .

4. Heizung und Dämmung
Einer der größten Verbraucher ist die Raumheizung. Das liegt unter anderem daran, dass durch Dach, Wände, Fenster, Türen und Boden ein Großteil der Wärme verloren geht. Dies kann man reduzieren, mittels:
4.1 Vermeidung des Luftaustausches zwischen stärker und schwächer beheizten Räumen
4.2 Abdichtung von Fenster und Türen, Dämmung von Rollladenkästen, Isolierung von Dachräumen
4.3 Ausstattung aller Außentüren mit Türschließern
4.4 Verminderung des Wärmeverlusts über Heizkörpernischen nach draußen durch Auskleidung der Innenseiten mit wärmedämmendem Material
4.5 Vermeidung von Hitzestaus, die durch zugestellte Heizkörper entstehen und Wärme unnötig durch die Aussenwand verloren gehen lassen
4.6 Bei Ablösung alter Fenster Ersatz durch Fenster mit Mehrfachverglasung
4.7 Abendliche Schließung von Vorhängen und Roll- oder Fensterläden
4.8 Schließen von Türen und Fenstern bei Verlassen des Gebäudes
Speziell zur Heizung gilt:
4.9 Einsatz von neuen Heizkesseln, diese verbrauchen sehr viel weniger Energie.
4.10 Dämmung der Rohrleitungen vom Heizkessel zu den Heizkörpern
4.11 Regelmäßiges Luftablassen, denn Luft in den Heizkörpern erschwert den Wärmetransport
4.12 Regelmäßige Reinigung der Heizoberflächen
4.13 Zurückdrehen der Heizung, des Thermostatventils, wenn über einige Zeit keiner anwesend ist, Nachts, am Wochenende oder im Urlaub
4.14 Prüfung, ob eine Senkung der Temperatur möglich ist.
4.15 Verwendung von elektrische Heizlüftern nur in Notfällen
4.16 Vermeidung eines gleichzeitiger Betriebes von Heiz- und Klimatisierungsgeräten in einem Raum
4.17 Statt Kipplüften vollständige Öffnung der Fenster für einige Minuten, so dass Möbel und Wände nicht auskühlen. Während des Lüftens das Thermostatventil schließen.

5. Licht
Damit Lampen nicht leuchten, wenn und wo keiner sie benötigt und sie weniger unnütze Wärme produzieren, kann folgendes geprüft werden:
5.1 Einsatz von Energiesparlampen, insbes. in Räumen wo länger beleuchtet wird. Achtung bei Halogenlampen verbraucht der Transformator oft auch Energie, wenn die Lampe aus ist.
5.2 Maximierung der Nutzung des Tageslichtes bei der Gebäudearchitektur, Raumaufteilung und Nutzung.
5.3 Beleuchtung dort, wo das Licht gebraucht wird.
5.4 In Fluren, Treppenhäusern und Toiletten reicht oft eine geringere Beleuchtungsstärke.
5.5 Helle Farben an Decken, Fußböden und Wänden begünstigen die Ausleuchtung.
5.6 Vermeidung indirekter Beleuchtungsanlagen, hier wird viel Licht vergeudet.
5.7 Helle oder reflektierende Lampenschirme haben einen positiven Einfluß.
5.8 Prüfung, wo Abschaltautomatiken oder Bewegungsmelder eingesetzt werden können, z.B. im Treppenhaus.
5.9 Reinigung Sie Leuchten und Lampen. Ungereinigt verringert sich deren Beleuchtungsstärke.
5.10 Spätere Einschaltung und frühere Abschaltung der Deckenleuchten in Fensternähe
5.11 Ausschalten des Lichts, wenn man länger als fünf Minuten den Raum verlässt
5.12 Vermeidung von Dauerbeleuchtung in Fluren, Teeküchen, Abstellkammern, Kopierräumen etc. Alle sind aufgerufen, sich auch für Licht in gemeinsam genutzten Räumen verantwortlich zu fühlen.
5.13 Plazierung von "Licht aus" Schildern

6. Computer und Kleingeräte
6.1 Vermeidung von Stand-By
6.1.1 Trennung von Lautsprecher und Scanner vom Netz, wenn sie nicht gebraucht werden.
6.1.2 Trennung von Aktenvernichtern mit Leistungsaufnahme im Stand-by vom Netz, wenn sie nicht benutzt werden.
6.1.3 Konsequentes Ausschalten der Computer, Monitore, Drucker und Faxgeräte etc. am Ende des Arbeitstages. Vorsicht, bei Tintenstrahldruckern und modernen Farbdruckern, die mit Wachs arbeiten.
6.1.4 Die Verwendung von ausschaltbaren Steckerleisten hilft Geräte zum Feierabend vom Netz zu nehmen
6.1.5 Videogeräte, Beamer und Fernseher nicht vergessen. Auch hier gilt konsequent ausschalten.
6.1.6 "Schalt aus" Zettel unterstützen das Auschalten
6.1.7 Prüfung einer möglichen Verwendung von Zeitschaltuhren an Druckern, Fax-Geräten und Kopierern.
6.1.8 Wenn man auf eine Fernbedienung nicht verzichten will, so können Zusatzgeräte zwischen Stromversorgung und die Verbraucher geschaltet werden. Mit diesen lassen sich bequem über die Fernbedienung mehrere Geräte gleichzeitig starten.
6.2 Nutzung des Powermanagementsystems des Computers, um bei Nutzungspausen, die z.B. durch Meetings entstehen, den Rechner nach einer festgelegten Zeit in den Stand-By- oder Ruhezustand zu schalten oder ihn sogar ganz herunterzufahren. Unter Windows kann man unter Start - Systemsteuerung - Energieoptionen die gewünschen Modi einstellen. Bei Netzwerkrechnern haben diese allerdings nicht immer die gewünschte Wirkung.
6.3 Grafisch aufwändige, bunte Bildschirmschoner verbrauchen mehr Strom als ein Arbeiten mit Word. Der schwarze Bildschirm ist am energiesparendsten.
6.4 Netzgeräte von Laptops sollten ausgesteckt werden, wenn der Laptop nicht geladen wird.
6.5. Prüfen Sie eine mögliche Reduktion der Anzahl der Endgeräte Ihrer Telefonanlage
6.6 Flachbildschirme verbrauchen bis zu 80% weniger Energie als Röhrenmonitore
6.7 Ein Desktop-PC verbraucht mehr Strom als ein Laptop.
6.8 Die meisten Kopierer haben eine Energiesparfunktion. Nutzen Sie diese, kleben Sie ggf. Hinweise, wie man sie nutzen kann.
6.9 Laserdrucker benötigen je nach Druckleistung zwischen 30 und 150 Watt, auch wenn nichts gedruckt wird. Tintenstrahldrucker benötigen dagegen nur ca. 10 Watt. Ähnliches gilt für Faxgeräte.
6.10 Kaufen Sie neue Geräte nur, wenn es unbedingt erforderlich ist. Werfen Sie keine funktionsfähigen Geräte fort. Führen Sie sie dem Reuse zu. Hilfe dazu, findet man bei ReUse.

7. Klimaanlage
7.1 Eine Klimaanlage sollte regelmäßig gewartet werden.
7.2 Falls die Anlage Nachts und am Wochenende nicht in Betrieb sein muss, kann sie durch eine Zeitschaltuhr geregelt werden.
7.3 Bei ihrer Nutzung sollten Türen und Fenster geschlossen gehalten werden.
7.4 Es empfiehlt sich eine moderate, nicht zu kalte Einstellung.
7.5 In klimatisierten Bereichen sollten unerwünschte Wärmequellen entfernt werden (Kopierer etc.)
7.6 Bei laufender Klimaanlage sollte man Sonneneinstrahlung von außen vermeiden, z.B. durch reflektierende Außen-Rollos.
7.7 Klimatisierte Räume sollten gut gedämmt sein.
7.8 Auch luftige Kleidung kann Energieausgaben senken. So gab es in Japan eine "Schlips ab!" Aktion für den Klimaschutz

8. Papier
Da mit der Energie, die in einem DIN A4-Blatt weißem Papier steckt, ein PC 40 Minuten lang betrieben werden kann, ist Papiersparen ein wichtiger Energiesparaspekt. Zudem wird bei der Papierherstellung viel Wasser benötigt, die Altpapierherstellung benötigt 80% weniger.
Auf den Seiten der Initiative pro Recycling Papier, die von vielen Firmen, wie z.B. DATEV und Siemens unterstützt wird, findet man Anbieter von günstigem Recyclingpapier. Entgegen noch verbreiteter Ansicht ist dieses Papier gut für Kopierer und die meisten Drucker geeignet. Also:
8.1 Verwenden Sie Recyclingpapier
8.2 Sammeln Sie Ihr Altpapier und führen Sie es der Verwertung zu.
8.3 Bedrucken Sie Vorder- und Rückseite und kopieren Sie doppelseitig.
8.4 Nutzen Sie Verkleinerungs-Druckfunktionen, mit denen mehr als eine Seite auf ein Papier gedruckt werden kann, insbes. bei Folienausdrucken.
8.5 Drucken Sie nicht jede E-Mail aus.
8.6 Faxe lassen sich mittlerweile auch vom PC aus versenden bzw. auf diesem empfangen.

9. Mobilität
9.1 Unterstützen Sie Teleworking
9.2 Nutzen Sie Videokonferenzen
9.3 Prüfen Sie, ob Firmentickets für das öffentliche Nahverkehrssystem möglich sind
9.4 Sorgen Sie für überdachte Fahrradständer, erlauben Sie Stellplätze innerhalb des Gebäudes oder ein Abstellen von Fahrrädern im Büro.
9.5 Schaffen Sie Firmeneigene Fahrräder an. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder. Diese sind von der Steuer absetzbar. Zertifizierungen und einen Wettbewerb für fahrradfreundliche Arbeitgeber finden Sie unter Fahrrad fit.
9.6 Kaufen Sie umweltschonende Dienstwagen. Zum Beispiel Hybrid- oder Elektroautos
9.7 Spendieren Sie Spritspartrainings für Ihre Vielfahrer
9.8 Lassen Sie Ihre Mitarbeiter klimaneutral fliegen und kaufen Sie klimaneutral Vignetten für alle Dienstwagen.
9.9 Erlauben Sie Gleitzeiten, damit Staus umgangen werden können.

10. Rechenzentrum
Last but not least, die meiste Energie wird oft in einem hochklimatisierten Rechenzentrum verbraucht. Um Rechenzentrumsarchitekturen zu optimieren, benötigt man i.d.R. einen Fachmann. Trotzdem ein paar erste Anregungen. Genaueres findet man dann auf der Seite zur Green IT.
10.1 Zusammenlegung von Rechneraufgaben und Abschaffung von kaum benutzten Rechnern. Starten Sie mit einer Suche nach wenig ausgelasteten Systemen.
10.2 Prüfung, ob sich durch kleinere Änderungen im Prozessablauf Spitzen auf einen längeren Zeitraum verteilen lassen.
10.3 Virtualisierung von Servern - genaueres siehe Green IT - Virtualisierung
10.4 Optimierung der Klimatechnik im Server-Raum - siehe auch Green IT - Serverraum
10.5 Löschen sie nicht benötigte Daten und speichern sie Daten möglichst energiearm - siehe Green IT - Storage

Schon viel geschafft? Dann können Sie sich hier bei Büro und Umwelt am jährlichen Wettbewerb für das umweltfreundlichste Büro Deutschlands beteiligen.